Recrute assistante de direction H/F - Temps plein - École Ste Jeanne d’Arc - Louveciennes

L’école Sainte Jeanne d’Arc, école primaire privée catholique de 10 classes, sous contrat d’association avec l’état, située à Louveciennes (78), recrute une secrétaire de direction(H/F).

Finalité du poste :
Sous l’autorité de la Cheffe d’Etablissement et en lien étroit avec les services de l’Enseignement catholique et du Rectorat, les équipes pédagogiques et administratives, vous assistez la direction dans un état d’esprit respectueux du caractère propre de l’établissement.

Missions principales :

Secrétariat général
•Accueil des visiteurs (identification, information et orientation)
•Gestion des appels téléphoniques, du courrier, des mails, des prises de rendez-vous et de l’agenda partagé de la Cheffe d’établissement
•Secrétariat courant des familles et des élèves : documents de rentrée, dossiers d’inscription, inscriptions à la garderie et cantine, certificats (scolarité, radiation) et formulaires divers
•Gestion des inscriptions des élèves en utilisant les logiciels et portails académiques du Rectorat Gabriel, Onde, Charlemagne, Ecole Directe
•Classement et archivage des documents de l’école (dossiers élèves, professeurs, personnel OGEC, facturation, contrats fournisseurs…), mise à jour des différents registres
•Gestion administrative du personnel OGEC et des enseignants : tenue du registre du personnel, visites médicales, mutuelle complémentaire, documents et formalités administratives des entrées et sorties, gestion des absences, plannings annuels
•Mise à jour du PPMS et des divers documents de sécurité

Comptabilité :
•Préparation, suivi et contrôle de la facturation et des règlements des familles
•Réception des factures fournisseurs et mise en paiement
•Transmission des éléments nécessaires à la comptabilité courante au cabinet comptable : factures, justificatifs de dépenses…
•Préparation des éléments variables de paie en lien avec le cabinet d’expert-comptable. Vérification des salaires et mise en paiement.

Logistique
•Commandes et gestion des fournitures administratives et scolaires, du matériel pédagogique, du mobilier
•Réception et contrôle des livraisons
•Suivi prestataires restauration et ménage
•Suivi des contrats de maintenance et des visites annuelles de vérification
•Consultation et coordination des fournisseurs et des prestataires de travaux d’entretien des bâtiments

Communication
•Communication et transmission des informations aux familles, aux enseignants et aux personnels de droit privé
•Mise à jour du site internet de l’école et du portail Ecole Directe
•Elaboration des outils de communication de l’école (carte de vœux, plaquettes…)
•Contribution à une relation de qualité et de confiance avec les familles et les différents partenaires de l’école
 
Divers
•Remplacements ponctuels de personnel absent en surveillance de récréation à la pause méridienne ou garderie des maternelles
•Soin des petits « bobos »

Compétences requises
Premier contact avec les familles et le personnel de l’école, véritable bras droit de la cheffe d’établissement, de nature sociable et joyeuse, la secrétaire doit posséder de solides compétences et expériences dans les domaines suivants :

Qualités personnelles
•Respect intangible de la confidentialité
•Méthodique, ordonné(e), fiable et force de proposition
•Rigueur dans la réalisation des activités
•Savoir analyser et rendre compte avec soucis de la transparence
•Bonne aisance relationnelle et sens du travail en équipe
•Excellente orthographe et bonnes expressions écrite et orale
•Polyvalence et sens de l’organisation : savoir jongler entre la nécessaire concentration que requiert les différentes missions et les nombreux interruptions et imprévus (appels entrants, demandes des collaborateurs de l’établissement, soins des enfants…)
Compétences techniques :
•Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook
•Connaissance des logiciels Onde, Charlemagne, Ecole Directe, Ange 1D, Ange RH, notamment, ou capacité à se former rapidement à ces outils

Diplôme et expériences souhaitées :
•Bac + 2 minimum
•Idéalement une expérience réussie de secrétaire ou assistante de direction

Horaires : 8h - 18h (lundi mardi jeudi vendredi)
Vacances scolaires à l’exception de quelques journées ou demi-journées réparties dans l’année
Convention collective Enseignement Privé Non Lucratif
Poste classé en Strate II

En fonction des délais de recrutement, un tuilage est possible.

Envoyer CV et lettre de motivation à d********@g***